(нет, я не забыла про 365, я только что пришла с работы; как уже довелось написать в уютненьком твиттере, надеюсь, что все эти инициаторы перевода стрелок туда-сюда уже горят в аду.)

В рамках акции по наведению порядка везде, куда дотянется рука, рассортировала и разложила рабочие письма за последние три месяца. За последние три месяца я то ли обленилась, то ли разочаровалась в тайм-менеджменте, но бардак развела просто знатный.

Новое поветрие среди меня: пока я не поставлю себе условие вида «если я не сделаю то-то и то-то до такого-то и такого-то момента, то я – редиска, баклан и злобный буратино». Пока работает.

Пугает то, что все мои самые хитрые трюки из области «как заставить себя делать рутинные задачи без проволочек» рано или поздно давали сбой. Разбор писем – точно такая же рутина, легко саботируемая к тому же (к сожалению, не автоматизируемая полностью; да что там автоматизированная! я никак не могу приучить коллег писать в сабже писем имя клиента!). Результат? Болото на месте папки «Входящие» и категорическая забывчивость.

Формат сортировки прост.

• Все письма, требующие срочного реагирования отправляются в папку «!!! Важно». Три восклицательных знака помогают папке угнездиться ровно под папкой «Входящие».
• Все письма, требующие периодического контроля (например, идущие в данный момент времени проекты) складываются в папки «Ежедневно» и «Еженедельно». Внутри тоже можно организовать разносторонние папки, но обычно этого не требуется – писем не более 10. Как только необходимость в контроле отпадает – письмо отправляется в тематическую проектную папку.
• Все остальные письма (текущая переписка с менеджерами, коллегами и площадками) раскладывается в папки, структурированные по агентствам, площадкам и именам клиентов.
• Если папка ни разу не обновилась за последний месяц – она отправляется в  «Архив», откуда при надобности извлекается на божий свет простым перетаскиванием в нужное место.
• Ну и для того, чтобы не рыскать по «Отправленным» в поисках когда-то написанного письма, в настройках чекается галка  «Если письмо не во «Входящих», сохранять ответ вместе с оригинальным сообщением». Главное теперь – сначала переложить письмо (если оно не отсортировывается автоматом), а только потом – ответить.

Картинка для привлечения внимания сегодня называется «Лучшие инструменты тайм-менеджмента: заяц ПЦ, Щ, Ф, резиновая грелка яблоко и коммуникатор». Яблоко – потому что помогает проснуться с утра (рецепт: сожрать, не открывая глаз, сразу после будильника), а в коммуникаторе живет все остальное, включая вышеперечисленную почту, рассованную по вышеперечисленным папкам.

Эта запись опубликована в Понедельник, 30 марта, 2009 в 11:03 пп в рубрике 365, Лытдыбр, Фотографии. Вы можете получать обновления комментариев к этой записи с помощью RSS 2.0. Both comments and pings are currently closed.